The Name of the Corporation is

 SF CANADA

 CONDITIONS OF MEMBERSHIP

1. Membership in the corporation shall be limited to persons holding Canadian citizenship or landed immigrant status, or who are bona fide Canadian residents as determined by the Membership Committee, and who have a professional interest in speculative fiction and whose application for admission as a full member has received the approval of the Membership Committee.

2. The Membership Committee may delegate the approval of membership applications to the Secretary-Treasurer, or another Board member, by providing specific written guidelines for determining the suitability of candidates.  Where the Secretary-Treasurer or other Board member is in doubt concerning the interpretation of membership guidelines, or where an applicant wishes to appeal the decision of the Secretary-Treasurer or other Board member concerning their membership application, the application shall be referred to the Membership Committee for a decision.  A membership application shall be considered rejected if two or more of the five members of the Membership Committee vote against acceptance of the application.  Membership shall not be denied on the basis of age, race, religion, creed, sex, sexual preference, or language.

3. The membership fee, if any, shall be determined, from time to time, by the board of directors.

4. Any member wishing to withdraw from membership may do so upon a notice in writing to the Board through the Secretary-Treasurer.

5. If any member is in arrears for fees or assessment for any year, such member shall be automatically suspended at the expiration of two months from the end of such year and shall thereafter be entitled to no membership privileges or powers in the corporation until reinstated.

6. Any member may be required to resign by a vote of three-quarters (3/4) of the members at an annual meeting for any cause which the membership may deem reasonable.

 

HEAD OFFICE

7. Until changed in accordance with the act, the Head Office of the corporation shall be in the City of Edmonton, Alberta.

 

BOARD OF DIRECTORS

8. The property and business of the corporation shall be managed by a board of three directors of whom two shall constitute a quorum.  Directors must be individuals, 18 years of age, with power under law to contract.  Directors must be members.

9. The applicants for incorporation shall become the first directors of the corporation whose term of office on the board of directors shall continue until their successors are elected. At the first annual general meeting of members, the board of directors then elected shall replace the provisional directors named in the Letters of Patent of the corporation.

10. Directors shall be elected for a term of one year by the members at an annual general meeting of members.  The first director elected each year shall be designated as President, the second as vice-president, and the third as secretary-treasurer.  No director shall serve for more than two consecutive terms in any one capacity.

11. The office of director shall be automatically vacated:

a) if a director shall resign from office by delivering a written resignation to the secretary of the corporation;

b) if the director is found by a court to be of unsound mind;

c) if at a special general meeting of members a resolution is passed by a two-thirds (2/3) majority of the members present at the meeting that the director be removed from office;

d) on death;

provided that if any vacancy shall occur for any reason in this paragraph contained, the board of directors by majority vote, may, by appointment, fill the vacancy with a member of the corporation.

12. Meetings of the board of directors may be held at any time and place to be determined by the directors provided that written notice of such meeting shall be sent by mail at least 14 days prior, or 48 hours notice other than by mail, to each director. There shall be at least one (1) meeting per year of the board of directors. No error or omission in giving notice of any meeting of the baord of directors or any adjourned meeting of the board of directors of the corporation shall invalidate such meeting or make void any proceedings taken thereat and any director may at any time waive notice of any such meeting and may ratify, approve and confirm any or all proceedings taken thereat. Each director is authorized to exercise one (1) vote.

If all the directors of the Corporation consent thereto generally or in respect of a particular meeting, a director may participate in a meeting of the board or of a committee of the board by means of such conference telephone or other communications facilities as permit all persons participating in the meeting to hear each other, and a director participating in such a meeting by such means is deemed to be present at the meeting.

A resolution in writing, signed by all the directors entitled to vote on that resolution at a meeting of directors or committee of directors, is as valid as if it had been passed at a meeting of directors or committee of directors.

13. The directors shall serve as such without remuneration and no director shall directly or indirectly receive any profit from the position as such; provided that a director may be paid reasonable expenses incurred in the performance of the director’s duties. Nothing herein contained shall be construed to preclude any director from serving the corporation as an officer or in any other capacity and receiving compensation therefor.

14. A retiring director shall remain in office until the dissolution or adjournment of the meeting at which the director’s retirement is accepted and a successor is elected.

15. The board of directors may appoint such agents and engage such employees as it shall deem necessary from time to time and such persons shall have such authority and shall perform such duties as shall be prescribed by the board of directors at the time of such appointment.

16. A reasonable remuneration for all officers, agents, and employees and committee members shall be fixed by the board of directors by resolution.  Such resolution shall have force and effect only until the next meeting of members when such resolution shall be confirmed by resolution of the members, or in the absence of such confirmation by the members, then the remunerations to such officers, agents or employees and committee members shall cease to be payable from the date of such meeting of members.

 

INDEMNITIES TO DIRECTORS AND OTHERS

17. Every director or officer of the corporation or other person who has undertaken or is about to undertake any liability on behalf of the corporation or any company controlled by it and their heirs, executors and administrators, and estate and effects, respectively, shall from time to time and at all times, be indemnified and saved harmless out of funds of the corporation, from and against;

a)    all costs, charges, and expenses which such directors, officers, or other person sustains or incurs in or about any action, suit or proceedings which is brought, commenced or prosecuted against him, or in respect of any act, deed matter or thing whatsoever, made, done or permitted by him, in or about the execution of the duties of his office or in respect of any such liability

b)    all other costs, charges and expenses which he sustains or incurs in or about or in relation to the affairs thereof, except such costs, charges or expenses as are occasioned by his own wilful neglect or default.

POWER OF DIRECTORS

18. The directors of the corporation may administer the affairs of the corporation in all things and make or cause to be made for the corporation, in its name, any kind of contract which the corporation may lawfully enter into and, save as hereinafter provided, generally may exercise all such other powers and do all such other acts and things as the corporation is by its charter or otherwise authorized to exercise and do.

19. The directors shall have power to authorize expenditures on behalf of the corporation from time to time and may delegate by resolution to an officer or officers of the corporation the right to employ and pay salaries to employees.  The directors all have the power to enter into a trust arrangement with a trust company for the purpose of creating a trust fund in which the capital and interst may be made available for the benefit of promoting the interest of the corporation in accordance with such terms as the board of directors may prescribe.

20. The board of directors shall take such steps as they may deem requisite to enable the corporation to acquire, accept, solicit or receive legacies, gifts, grants, settlements, bequests, endowments and donations of any kind whatsoever for the purpose of furthering the objectives of the corporation.

 

MEMBERSHIP COMMITTEE

21. Five members shall be chosen by a vote of members at an annual general meeting to serve on the Membership Committee. The five members of the Membership Committee shall hold office for two years from the date of their election or until their successors are elected in their stead.

22. The five (5) members of the Membership Committee shall review or cause to have reviewed in a timely fashion all membership applications and shall determine whether a candidate for full membership qualifies as either a professionally published Canadian speculative fiction author or as a Canadian with a substantial professional interest in speculative fiction.  Each member of the committee shall have the right to exercise one vote.  The Membership Committee need not meet in person, but may conduct its sessions by mail, by electronic mail, by telephone, or by any other means it deems appropriate, provided that each member of the Membership Committee makes known in writing to the secretary-treasurer their personal position on each application placed before the committee.

23. Members of the Membership Committee may resign by delivering a written resignation to the secretary-treasurer. Any member of the Membership Committee may be required to resign from the Membership Committee by a vote of three-quarters (3/4) of the full members at either an annual general meeting or a special general meeting called for that purpose, for any cause which the membership may deem reasonable; or by a resolution of the board of directors upon the committee member’s failure to respond for a period of four months or longer to any of the membership applications placed before the committee member. Should a vacancy on the Membership Committee occur due to the resignation, extended incapacity or death of a committee member, a temporary replacement may be appointed by a resolution of the board of directors until the next annual general meeting of members, at which time a replacement may be elected to complete the term of the vacant position.

 
  OFFICERS

24. The officers of the corporation shall be a president, vice-president, and secretary-treasurer, and any such other officers as the board of directors may by by-law determine. Any two offices, other than those of president, vice-president and secretary-treasurer, may be held by the same person.  Officers other than the president, vice president and secretary-treasurer need not be directors, nor members.

25. The president, vice-president, and secretary-treasurer shall be elected as directors at an annual general meeting of the members.  All other officers shall be appointed by resolution of directors at the first meeting of the board of directors following the annual meeting of members in which the directors are elected.

26. The officers of the corporation shall hold office for one year from the date of appointment or election or until their successors are elected or appointed in their stead. Officers shall be subject to removal by resolution of the board of directors at any time.

 

  DUTIES OF OFFICERS

27. The president shall be the chief executive officer of the corporation.  The president shall preside at all meetings of the corporation and of the board of directors.  The president shall have the general and active management of the affairs of the corporation.  The president shall see that all orders and resolutions of the board of directors are carried into effect.

28. The vice-president shall, in the absence or disability of the president, perform the duties and exercise the powers of the president and shall perform such other duties as shall from time to time be imposed upon the vice-president by the board of directors.

29. The secretary-treasurer shall have the custody of the funds and securities of the corporation and shall keep full and accurate accounts of all assets, liabilities, receipts and disbursements of the corporation in the books belonging to the corporation and shall deposit all monies, securities and other valuable effects in the name and to the credit of the corporation in such chartered bank, trust company or cooperative, or, in the case of securities, in such registered dealer in securities as may be designated by the board of directors from time to time.  The secretary-treasurer shall disburse the funds of the corporation as may be directed by proper authority taking proper vouchers for such disbursements, and shall render to the president and directors at the regular meeting of the board of directors, or whenever they may require it, an accounting of all the transactions and a statement of the financial position, of the corporation.  The secretary-treasurer shall attend all meetings and act as clerk thereof and record all votes and minutes of all proceedings in the books to be kept for that purpose.  The secretary-treasurer shall give or cause to be given notice of all meetings of the members and of the board of directors. The secretary-treasurer may be empowered by the board of directors, upon resolution of the board of directors, to carry on the affairs of the corporation generally under the supervision of the officers thereof and shall perform such other duties as may from time to time as prescribed by the board of directors or president, under whose supervision the secretary-treasurer shall be. The secretary-treasurer shall be custodian of the seal of the corporation, which the secretary-treasurer shall deliver only when authorized by a resolution of the board of directors to do so and to such person or persons as may be named in the resolution.

30. The duties of all other officers of the corporation shall be such as the terms of their engagement call for or the board of directors requires of them.

 

  EXECUTION OF DOCUMENTS

31. Contracts, documents or any instruments in writing requiring the signature of the corporation, shall be signed by two officers, at least one of whom must be a director and all contracts, documents and instruments in writing so signed shall be binding upon the corporation without any further authorization or formality. The directors shall have power from time to time by resolution to appoint an officer or officers on behalf of the corporation to sign specific contracts, documents and instruments in writing. The directors may give the corporation’s power of attorney to any registered dealer in securities for the purposes of the transferring of and dealing with any stocks, bonds, and other securities of the corporation. The seal of the corporation when required may be affixed to contracts, documents, and instruments in writing signed as aforesaid or by any officer or officers appointed by resolution of the board of directors.

 

  MEETINGS

32. The annual or any other general meeting of the members shall be held at the head office of the corporation or at any place in Canada as the board of directors may determine and on such day as the said directors shall appoint.  The members may resolve that a particular meeting of members be held outside Canada.

33. At every annual meeting, in addition to any other business that may be transacted, the report of the directors, the financial statement and the report of the auditors shall be presented and auditors appointed for the ensuing year. The members may consider and transact any business either special or general at any meeting of the members.  The board of directors or the president or the vice-president shall have power to call, at any time, a general meeting of the members of the corporation. The board of directors shall call a special general meeting of members on written requisition of members carrying not less than 10% of the voting rights.  Eight members either present in person at a meeting or teleconferencing or equivalent performance at a meeting will constitute a quorum.

34. Fourteen (14) days’ written notice shall be give to each member of any annual or special general meeting of members.  Notice of any meeting where special business will be transacted should contain sufficient information to permit the member to form a reasoned judgement on the decision to be taken.  Notice of each meeting must remind the member that the member has the right to vote by proxy.

35. Each member present at a meeting either in person or via teleconferencing a meeting or attending a meeting by a technology of equivalent performance shall have the right to exercise one vote. A member may, by means of a written proxy, appoint a proxyholder to attend and act at a specific meeting of members, in the manner and to the extent authorized by the proxy.  A proxyholder must be a member of the corporation.

 

MINUTES OF BOARD OF DIRECTORS

36. The minutes of the board of directors shall not be available to the general membership of the corporation but shall be available to the board of directors, each of whom shall receive a copy of such minutes.

 

VOTING OF MEMBERS

37. At all meetings of members of the corporation every question shall be determined by a majority of votes unless otherwise specifically provided by statute or by these by-laws.

 

FINANCIAL YEAR

38. Unless otherwise ordered by the board of directors the fiscal year-end of the corporation shall be July 1 (Canada Day).

39. The board of directors may appoint committees whose members will hold their offices at the will of the board of directors.

 

AMENDMENT OF BY-LAWS

40. The by-laws of the corporation not embodied in the letters of patent may be repealed or amended by by-law enacted by a majority of the directors at a meeting of the board of directors and sanctioned by an affirmative vote of at least two-thirds (2/3) of the members at a meeting duly called for the purpose of considering the said by-law, provided that the repeal or amendment of such by-laws shall not be enforced or acted upon until the approval of the Minister of Consumer and Corporate Affairs has been obtained.

 

AUDITOR

41. The members shall at each annual meeting appoint an auditor to audit the accounts of the corporation for report to the members at the next annual general meeting. The auditor shall hold office until the next annual meeting provided that the directors may fill any casual vacancy in the office of auditor. The remuneration of the auditor, if any, shall be fixed by the board of directors.

 

BOOKS AND RECORDS

42. The directors shall see that all necessary books and records of the corporation required by the by-laws of the corporation or by any applicable statue or law are regularly and properly kept.

43. The Judith Merril Collection of Speculative Fiction of the Toronto Public Library shall be the official depository for the corporation archives.  Should for any reason the Judith Merril Collection be disbanded or refuse further deposits from the corporation, the Ward Chipman Special Collection of the University of New Brunswick shall become the official depository for the corporation archives.

 

RULES AND REGULATIONS

44. The board of directors may prescribe such rules and regulations not inconsistent with these by-laws relating to the management and operation of the corporation as they deem expedient, provided that such rules and regulations shall have force and effect only until the next annual general meeting of the members of the corporation when they shall be confirmed, and failing such confirmation at such annual meeting of members shall at and from time to time cease to have any force and effect.

 

INTERPRETATION

45. In these by-laws and in all other by-laws of the corporation hereafter passed unless the context otherwise requires, words importing the singular number or the masculine gender shall include the plural number or the feminine gender, as the case may be, and vice versa, and references to persons shall include firms and corporations.

46. The goals of the corporation shall be to

a)    foster a sense of community among Canadian writers of speculative fiction;

b)    improve communication between Canadian writers of speculative fiction through such means as the publication of a regular newsletter;

c)    foster the growth of quality writing in Canadian speculative fiction;

d)    carry out lobbying activities on behalf of Canadian writers of speculative fiction;

e)    encourage the translation of Canadian speculative fiction; and to

f)    promote positive social action.

 


Règlements de SF Canada (1999/2000)

Le nom de la société est

SF Canada

 

CONDITIONS D’ADHÉSION

1. Seules peuvent appartenir à la société les personnes dotées de la citoyenneté canadienne ou d’un statut d’immigrant reçu, ou les personnes résidant au Canada de bonne foi, tel que déterminé par le comité des adhésions, qui font preuve d’un engagement professionnel en SF et dont la demande d’adhésion en tant que membre à part entière a reçu l’approbation du comité des adhésions.

2. Le comité des adhésions peut déléguer l’approbation des demandes d’adhésion au secrétaire-trésorier, ou à un autre membre du conseil, en fournissant des instructions écrites spécifiques pour déterminer l’admissibilité des candidats.  Si le secrétaire-trésorier ou le membre du conseil n’est pas certain quant à l’interprétation correcte des recommandations, ou si le demandeur veut en appeler de la décision du secrétaire-trésorier ou du membre du conseil, la demande sera soumise au comité des adhésions, qui aura à trancher.  Une demande d’adhésion sera rejetée si deux membres ou plus du comité des adhésions votent contre son acceptation.  Le rejet d’une demande d’adhésion ne sera pas fondé sur la base de l’âge, de la race, de la religion, de la croyance, du sexe, de la préférence sexuelle ou de la langue.

3. Les frais d’adhésion sont déterminés, s’il y a lieu, par les dirigeants.

4. Tout membre désireux de se retirer peut le faire sur présentation au Conseil d’un avis écrit de sa part par le secrétaire-trésorier.

5. Tout membre dont le paiement de la cotisation ou contribution pour l’année est en retard ou n’a pas été effectué sera automatiquement suspendu deux mois après la fin de l’année en question et n’aura droit à aucun des privilèges ou pouvoirs accordés aux membres tant qu’il n’aura pas été réintégré dans la société.

6. Tout membre peut être requis de se retirer par un vote des trois quarts (3/4) des membres lors d’une réunion générale annuelle pour toute cause que les membres auront jugée raisonnable.

 

SIÈGE SOCIAL

7. Le siège social de la société est situé dans la ville d’Edmonton, en Alberta, jusqu’à décision contraire conformément aux provisions de cette charte.

 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

8. Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil de trois (3) administrateurs dont deux (2) constituent un quorum.  Les administrateurs doivent être des particuliers, doivent avoir dix-huit (18) ans et doivent être habilités par la Loi à contracter.  Les administrateurs doivent être membres de la société.

9. Les personnes qui ont demandé la constitution en société deviennent les premiers administrateurs de la société.  Leur mandat continuera jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus.  Lors de la première réunion des membres, le conseil d’administration alors élu doit remplacer les premiers administrateurs nommés dans les Lettres Patentes de la société.

10. Les administrateurs sont élus par les membres réunis en assemblée annuelle et leur mandat dure une année.  Le premier administrateur élu chaque année sera désigné président, le second sera désigné vice-président et le troisième sera désigné secrétaire-trésorier.  Aucun administrateur n’occupera le même poste pour plus de deux mandats consécutifs.

11. Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur si:

a) un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la société;

b) une cour le reconnaît comme ayant perdu la raison;

c) lors d’une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté par les deux tiers (2/3) des membres présents une résolution visant à lui retirer sa charge;

d) il décède;

Advenant l’un des cas susmentionnés, le conseil d’administration peut, par vote majoritaire, nommer un membre de la société au poste vacant.

12. Les réunions du conseil d’administration sont tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs, pourvu que chaque administrateur reçoive, autrement que par le courrier, un préavis écrit d’au moins quarante-huit (48) heures.  Une convocation envoyée par la poste doit l’être au moins quatorze (14) jours avant la réunion.  Au moins une (1) réunion du conseil d’administration doit avoir lieu par année.  Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou pour l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises et un administrateur peut renoncer en tout temps au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.  Chacun des administrateurs présents dispose d’une (1) voix lors de la réunion.

Si tous les administrateurs y consentent, de façon générale ou à l’égard d’une réunion particulière, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un de ses comités s’il utilise des moyens techniques, notamment le téléphone, permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux.  Cet administrateur est alors réputé avoir assisté à ladite réunion.

Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habilités à voter lors des réunions du conseil ou d’un de ses comités, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions.

13. Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il fait dans l’exercice de ses fonctions.  Rien dans les règlements ne doit empêcher un administrateur d’agir à titre de dirigeant de la société ou à un autre titre et d’être indemnisé pour cela.

14. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de la réunion durant laquelle son départ en retraite a été accepté et son successeur a été élu.

15. Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime, à l’occasion, nécessaire, et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.

16. C’est le conseil d’administration qui fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les dirigeants, agents et employés de la société et celles des membres des comités.  Ladite résolution est en vigueur jusqu’à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n’est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d’être payables à compter de la date de ladite réunion.

 

INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES

17. Tout dirigeant ou administrateur de la société ou autre personne qui a pris ou qui serait sur le point de prendre des engagements au nom de la société ou d’une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la société:

a)    de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte  ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant lesdits engagements; et

b)    de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

 

POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

18. Les administrateurs de la société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la Loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société lui permet.

19. Les administrateurs peuvent à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d’engager des employés et de leur verser un traitement.  Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la société, conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.

20. Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la société d’acquérir, accepter ou solliciter des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la société.

 

COMITÉ DES ADHÉSIONS

21. Cinq membres sont choisis par un vote des membres lors de la réunion générale annuelle afin de constituer le comité des adhésions.  Les cinq membres du comité des adhésions restent à ce poste durant deux années à compter de la date de leur élection ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus à leur place.

22. Les cinq membres du comité des adhésions passent en revue ou font passer en revue dans les délais appropriés toutes les demandes d’adhésion et déterminent si un candidat à une adhésion pleine et entière est admissible en tant qu’auteur canadien de SF professionnellement publiée ou en tant que Canadien qui fait preuve d’un engagement professionnel certain en SF.  Chaque membre du comité dispose d’une (1) voix.  Le comité des adhésions n’a pas besoin de se réunir en personne, mais peut mener ses délibérations par la poste, par le courrier électronique, par téléphone, ou par tout autre moyen jugé approprié, pourvu que chaque membre du comité des adhésions fasse connaître du secrétaire-trésorier sa position personnelle par écrit relativement à chaque demande soumise au comité.

23. Un membre du comité des adhésions peut se désister de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire-trésorier.  Tout membre du comité des adhésions peut être appelé à se retirer du comité des adhésions par un vote des trois-quarts (3/4) des membres à part entière lors d’une réunion générale annuelle ou d’une réunion générale spéciale convoquée à cette fin, pour toute cause jugée raisonnable par les membres; ou par une résolution du conseil d’administration suite à l’inaction du membre du comité depuis quatre (4) mois ou plus relativement aux demandes d’adhésion qui lui ont été soumises.  Advenant une vacance au sein du comité des adhésions à la suite du désistement, de l’incapacité prolongée ou du décès d’un quelconque membre du comité, un remplaçant temporaire peut être nommé par une résolution du conseil d’administration jusqu’à la réunion générale annuelle suivante, lors de laquelle un substitut sera élu pour mener à terme le mandat du poste vacant.

 

LES DIRIGEANTS

24. Les dirigeants de la société comprennent un président, un vice-président, un secrétaire-trésorier et tout autre administrateur que le conseil d’administration peut prévoir dans ses règlements.  La même personne peut occuper deux postes, quels qu’ils soient, autres que ceux du président, vice-président et secrétaire-trésorier.  Les dirigeants autres que le président, vice-président et secrétaire-trésorier ne sont pas obligés d’être des administrateurs ou des membres.

25. Le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier seront élus en tant qu’administrateurs lors de la réunion générale annuelle des membres.  Les autres membres du bureau seront nommés par résolution du conseil d’administration, lors de sa première assemblée suivant l’assemblée annuelle des sociétaires durant laquelle les administrateurs furent élus.

26. Les membres du bureau sont élus pour un (1) an à compter de la date de nomination ou d’élection ou jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs remplaçants.  Le conseil d’administration peut par résolution destituer en tout temps les membres du bureau.

 

FONCTIONS DES DIRIGEANTS

27. Le président est le premier cadre de la société.  Il doit présider toutes les assemblées de la société et du conseil d’administration.  Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la société et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du conseil.

28. Le vice-président, en cas d’absence ou d’incapacité du président, doit le remplacer en accomplissant ses tâches et en exerçant ses pouvoirs; il doit exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration.

29. Le secrétaire-trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs immobilières de la société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la société dans des registres prévus à cet effet.  Il dépose tous les fonds, valeurs immobilières et autres effets de valeur au crédit de la société dans une banque à charte, société de fiducie ou caisse coopérative, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confie à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré et désigné par le conseil.  Il dépense les fonds de la société à la demande de l’autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rend au président et aux administrateurs, lors de l’assemblée ordinaire du conseil ou lorsqu’ils l’exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la société.  Le secrétaire-trésorier doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet.  Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration.  Le conseil d’administration peut autoriser le secrétaire, par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de la société sous la surveillance des membres de son bureau; il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration ou le président, sous la supervision duquel il se trouvera.  Le secrétaire-trésorier est chargé de la garde du sceau de la société qu’il livrera uniquement lorsque le conseil d’administration l’y autorisera par résolution et aux personnes mentionnées dans la résolution.

30. Tous les autres membres du bureau doivent remplir les fonctions qu’exige leur mandat ou que leur assignera le conseil d’administration.

 

SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS

31. Les contrats, documents ou tout autre acte exigeant la signature de la société seront signés par deux dirigeants, dont au moins un administrateur, et engageront, une fois signés, la société sans autre formalité.  Les administrateurs pourront, à l’occasion, nommer par résolution un ou plusieurs dirigeants au nom de la société pour signer certains contrats, documents et actes.  Le conseil d’administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d’arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la société.  Le sceau de la société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés tel que décrit ci-haut ou par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du conseil d’administration.

 

RÉUNIONS

32. L’assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des sociétaires doit avoir lieu au siège social de la société ou en tout autre lieu au Canada et à toute autre date que peuvent fixer les administrateurs.  Les membres peuvent sanctionner la convocation d’une réunion spécifique des membres en dehors du Canada.

33. Outre l’étude des autres points de l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l’examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs ainsi qu’à la nomination de ces derniers pour l’année suivante.  Les sociétaires peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées.  Le conseil d’administration, le président ou le vice-président sont autorisés à convoquer en tout temps une assemblée générale des sociétaires.  Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition écrite des membres représentant au moins dix pour cent (10%) des votes.  Huit (8) membres présents en personne à une assemblée constitueront un quorum.

34. Un pré-avis écrit de quatorze (14) jours sera donné à tous les membres afin de les prévenir de toute réunion générale des membres, annuelle ou spéciale.  L’avis pour une assemblée où des affaires spéciales seront traitées doit fournir au membre suffisamment de détails pour lui permettre de se former un jugement éclairé sur celles-ci.  L’avis pour chaque assemblée des membres rappellera aux membres qu’ils ont le droit de nommer un fondé de pouvoir pour voter par procuration.

35. Chaque sociétaire présent à une assemblée dispose d’une (1) voix.  Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une réunion spécifique des membres, dans la manière et dans les limites autorisées par la procuration.  Un fondé de pouvoir doit être membre de la société.

 

PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

36. Les sociétaires ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.

 

VOTE DES MEMBRES

37. Sauf disposition des statuts ou règlements à l’effet contraire, les sociétaires doivent, lors des assemblées, trancher chaque question à la majorité des voix.

 

EXERCICE FINANCIER

38. Sauf indication à l’effet contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la société prend fin le premier juillet (Jour du Canada).

39. Le conseil d’administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera.

 

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

40. Les règlements de la société non compris dans les Lettres Patentes peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil et sanctionné par au moins les deux tiers (2/3) des sociétaires lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner lesdits règlements, à condition que l’abrogation ou la modification desdits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par le Ministre de la Consommation et des Corporations.

 

VÉRIFICATEUR

41. Lors de chaque assemblée générale annuelle, les sociétaires nomment un vérificateur pour la vérification des comptes de la société.  Le vérificateur doit faire son rapport aux membres à l’assemblée annuelle.  Le vérificateur reste en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur.  La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil, s’il y a lieu.

 

REGISTRES

42. Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou toute loi applicable.

43. La Judith Merril Collection of Speculative Fiction de la Toronto Public Library servira de dépositaire officiel des archives de la société.  Advenant que la Collection Merril soit dispersée ou refuse de nouveaux dépôts de la société, la collection spéciale Ward Chipman de l’Université du Nouveau-Brunswick deviendra le dépositaire officiel des archives de la société.

 

RÈGLEMENTS

44. Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante des sociétaires.  S’ils ne sont pas ratifiés par cette assemblée, ils cessent à ce moment-là d’être applicables.

 

INTERPRÉTATION

45. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

46. Les objectifs de la société sont

a) de promouvoir un sentiment de solidarité entre les écrivains canadiens de SF;

b) d’améliorer les rapports et échanges entre les écrivains canadiens de SF par divers moyens, comme la publication régulière d’un bulletin;

c) d’encourager l’amélioration continue de la qualité de l’écriture canadienne de SF;

d) d’entreprendre des démarches et faire des pressions en faveur des écrivains canadiens de SF;

e) d’encourager la traduction de la SF canadienne; et

f) de promouvoir une action sociale positive.